Det är just i tider som de vi nu upplever, då ett företags inköpsorganisation sannolikt utgör den mest strategiskt viktiga enheten inom verksamheten. Råvaru & material priserna sjunker, företagets tillgång till kapital är knapp, leveranstiderna minskar, lagren ökar, leverantörer försvinner och nya försörjnngs möjligheter öppnar sig. Det är mycket att ta hänsyn till och ditt företags försörjnings strategi kan komma att bli avgörande för dess möjlighet att kanske överleva, men också för att kunna skapa ett taktiskt övertag på marknaden gentemot konkurrenterna den dag då marknaden vänder och tar fart uppåt igen.

Samtidigt sker det som just nu sker mycket snabbt. Marknadens nedgång har kommit mycket snabbt och det finns inte tillräckligt med tid för ”långbänk” i beslutsfattandet, vilket är lite i motsats till tider då marknaden går uppåt, vilket ofta sker över några års intervall. Den generella nergång vi just nu upplever globalt har enbart pågått några få månader och det är svårt att sia om dess varaktighet, men tydligt är att tx för många material priser har vi under denna korta tid nått tillbaka till nivåer som gällde för 3-5 år sedan.  Således krävs från ett framgångsrikt företag att man har förmågan att vidta åtgärder, samt att man är flexibel för att kunna hänga med. Inköpsstrategier gjorda under hösten 2008, avsedda för 2009, gäller sannolikt inte riktigt längre redan så här inledningsvis på kalenderåret 2009 och viktigt är härmed att företaget och hela dess organisation har förmågan att revidera dessa enskilda strategier, såväl som övrig verksamhet inom företaget, detta för att anpassa sig till nuläget.

Förslag på åtgärder
Sett från ett inköps perspektiv kan man enligt vissa teorier o erfarenheter dela in sina åtgärder i fyra olika huvudkategorier. Dessa är:

* Spend management
* Risk management
* Strategic sourcing & supplier management
* Manufacturing & Inventory management.

Inom dessa respektive kategorier finns det så några fåtal fokuserade åtgärder man bör beakta för att i detta läge kunna uppnå effektivitet i sitt företags varuförsörjning.

Spend management
Inom kategorin Spend management bör man först o främst analysera och sedan eliminera alla kontrakt och avtal vilka inte gett den utdelning man tänkt sig eller räknat med. Viktigt är nu också att man går igenom sina produkter för att leta efter alla möjligheter att förenkla eller kanske standardisera dessa, allt med syfte att minska på samtliga produktions o hanteringskostnader för dessa, samtidigt som man kanske också tar tillfället i akt och förbättrar, utan att det nödvändigtvis behöver resultera i en fördyring, utan snarare tvärtom. Inom området av indirekt kostnader (såsom t.ex. resor, konferenser, försäkringar mm) bör man identifiera de 3-5 största kontrollerbara utgiftsområdena och sätta restriktioner på dessa, eller kanske rent av skjuta dem på framtiden.

Risk management
Vad gäller s.k. Risk management är det i tider som dessa mycket viktigt att man analyserar sina leverantörers förmåga att överleva samt fortsättningsvis kunna vara konkurrenskraftiga. Ser man svaghetstecknen bör man fundera i termerna att söka efter nya alternativ. Väsentligt är också att man öppnar upp dialogen med sina leverantörer, för att ta diskussioner kring onödiga kostnader vilka uppstått under mer ekonomiskt gynnsamma tider, men som det nu inte längre finns plats för inom ramen för den gemensamma produkten eller tjänsten. Vissa sådana kostnader finns kanske hos båda företagen, men kan nu göras gemensamt (marknadsföring, kampanjer el dyl) och därmed kan kostnader elimineras.

Strategic sourcing & Supplier management
Inom området Strategic sourcing & Supplier managment finns förstås massor att göra, men främst några begränsade åtgärder bör man sätta sitt fokus kring. Benchmarka dina leverantörer mot varandra och även mot nya möjligheter. ”Kapa svansen” och konsolidera samt eliminera de dyraste och var inte främmande för att flytta produktionen till s.k. låg kostnads länder & regioner. Man bör även gå igenom och analysera affärsmetodiken och köp processen (främst tillsammans med sina strategiskt och viktiga leverantörer) för att se om det finns nya o mer effektiva sätt att hantera denna på. Nya ordervolymer, andra ledtider eller ändrade betalningsvillkor kan exempelvis vara åtgärder vilka kan bidra till förbättrade inköp. Det gäller även att vara taktiskt när det gäller valet av inköpstillfälle och man bör vara påpasslig o köpa när materialpriserna gör sina bottennoteringar (dock svårt att alltid förutspå) samt när leverantörerna verkligen har ledig o tillgänglig kapacitet.

Manufacturing & Inventory management
Slutligen avseende Manufacturing & Inventory management, vilket ju givetvis hänger samman med alla andra åtgärder, så är den enklaste o snabbaste vägen till kostnads
reduceringar att snabbt minska på eget lager, samt att dra ner på inköpsvolymen per inköpstillfälle. Viktigt är givetvis att detta sker i samråd med resterande del av företagets varuflödes o produktions kedja, detta då med ett övergripande syfte att synkronisera och förbättra allt som innefattas i denna. Detta kan sammanfattas med begreppet ”förenkla o effektivisera hela företagets supply chain från inkommande material fram till leverans till slutkund.”

Mycket av vad som beskrivits här kan för många förefalla som normala saker vilka egentligen hör till det dagliga inköpsarbetet och det är säkert också sant. Det som dock skiljer ett framgångsrikt företag från sina konkurrenter, är just förmågan att kunna accelerera hela sin inköpsorganisation (samt även andra delar av företaget) och med stor flexibilitet lägga sin fulla kraft i att agera på bred front med dessa åtgärder och inte bara begränsat inom vissa tidigare enligt budget förut bestämda segment. Fånga ögonblicket och möjligheten samt gör något förnuftigt av detta och härmed kan dessa kristider istället bli det positiva moment då ett företag skapar sina bästa konkurrensfördelar gentemot sina konkurrenter. Har ert företag rätt dimensionerade resurser och organisation för att klara detta?

Av Björn Jacobsson – Januari 2009
Scandinavian Purchasing Group

Vill du komma i kontakt med författaren, klicka här.