Inköp är förmodligen det enklaste jobbet i en organisation. Alla kan handla saker och de flesta tycker också att det är väldigt roligt, såväl privat som på jobbet. Varför finns det då en inköpsavdelning? Precis som alla andra funktioner på ett företag har inköpsavdelningen existensberättigande endast om den tillför ett mervärde. I annat fall kan produktionen köpa sina maskiner och råvaror själva och ekonomi kan lätt handla sina egna pennor och räknemaskiner. Nästan allt går att fixa med några knapptryckningar på internet eller över trevliga affärsluncher.

Men alla större organisationer har ju alltid haft en inköpsavdelning, med en fet inköpschef som prompt ska vara med på alla förhandlingar, stora som små, och som inför inköpsanmodan på papper attesterat med åtta kopior. För att inte tala om pappersexercisen efter att varorna väl har kommit. Inte konstigt att det ofta växte fram piratinköpsfunktioner som var tvungna att gå förbi alla regler för att överhuvudtaget få fram material. Än mer när administrationen skulle slimmas på 80- och 90-talet men den krångliga pappersexercisen bestod. Återstående inköpstjänstemän hann nätt och jämnt med att fylla i alla interna blanketter på sin ordinarie arbetstid.

Nej, det är dags för många att tänka om. Ta fem steg tillbaka och gå tillbaka till frågan; vad tillför inköpsfunktionen för mervärde?

Jag vill påstå att en modern inköpsfunktion har tre huvuduppgifter:

• Att säkra kvaliteten i inköpen så att produkter och leverantörer uppfyller företagets krav på produktkvalitet, leveranssäkerhet, miljö och etiska normer.
• Att säkra att attestrutiner följs så att varje funktion kan kontrollera sina kostnader.
• Att bistå vid leverantörsutvärderingar och förhandlingar så att produktförsörjningen säkras, rätt leverantör väljs och att varje upphandling får bästa möjliga kommersiella villkor.

Se över processerna
En första förutsättning för att nå den situationen är att man ser över sina processer. Vilka inköp ska hanteras centralt av professionella inköpare, och vad kan man decentralisera? Gör en ordentlig spendanalys och följ Kraljics matris. Se till att enkla inköp får enkla rutiner. Gör ramavtal med bra rabatter där sedan kanske produktionen själva gör enkla inköp via internet mot förhandlade ramavtal, eller t.o.m. att leverantören ansvarar för lagerpåfyllnad med hjälp av VMI. Betalning kan ske elektroniskt eller med självfakturering. Då sparas resurser inte bara på inköp utan även i produktion och på ekonomi. Vidare i spendanalysen hittar man inom vilka områden som man bör lägga sitt krut på gällande utvärderingar och förhandlingar. Var finns flaskhalsleverantörerna och hur säkras de leveranserna? Var hittar man hävstångsprodukterna där de stora ekonomiska förtjänstmöjligheterna finns?
Gör den investeringen även i Er organisation och Ni får en effektiv hantering av Era enkla inköp och resurser till att spara stora pengar i volymupphandlingarna och till att säkra leveranser av Era flaskhalsprodukter.

Stig Leander, Scandinavian Purchasing Group
070-276 4861



Vill du komma i kontakt med författaren, klicka här.